オフィスの仕事で電話の応対は欠かせません。電話は相手の顔が見えず、声だけしか聞こえません。これはより難しいですね! 電話応対でよくある状況を見ていきましょう。

状況1:Answering the phone call

ABC corporation, how can I help you?

ABC corporationです。どんな御用でしょうか?

ABC corporation, may I help you?

ABC corporationです。どんな御用でしょうか?(どうなさいましたか?)

状況2:Asking who is this 

A: ABC corporation, may I help you?

ABC corporationです。どんな御用でしょうか?

B: Hello, may I speak to John Jackson?

こんにちは、John Jacksonさんはいますか?

A: Whom am I talking to?

はい、どちら様でしょうか?

*これはフォーマルな言い方です。

A: ABC corporation, may I help you?

ABC corporationでございます。どんな御用でしょうか?

B, Hello, may I speak to John Jackson?

こんにちは、John Jacksonさんはいますか?

A: And you are?

はい、あなたは?

和訳するとちょっと失礼な言い方かもしれませんが、確かにWhom am I talking to?よりちょっとカジュアルな言い方ですけど、英語でそこまでおかしくありません。

*例えば、ホテルのサービスカウンターでもよくある会話をご覧ください。

A: Hi Ser., how can I help you?

こんにちは、どうなさいましたか?

B, Yes, I am looking for Mr. Peterson.

はい、Petersonさんはいますか?

A: And you are?

はい、あなたは?

状況3:Have the person wait a second

A: Hi, may I speak to Mr. Berlin?

こんにちは、Berlinさんとお話したいですが、

B: I will put him on the phone. Please wait a moment. (Just a second.)

少々お待ちください。

“I will put him on the phone.”このセンテンスを直接に和訳すると“彼を電話に出させる”という意味です。意味はおかしくないですが、日本語で“彼を電話に出させます、少々お待ちください。”少し違和感がありますから、訳する時は“少々お待ちください。”で大丈夫です。

状況4:Telling people who you are looking for

A: ABC company, Overseas Sales Department, how can I help you?

ABC corporation 海外事業部でございます。どんな御用でしょうか?

B: I’d like to speak to Miss Blank, please.

こんにちは、Blankさんとお話したいですが、

OR

A: ABC company, Overseas Sales Department, how can I help you?

ABC corporation 海外事業部でございます。どんな御用でしょうか?

B: Can I have extension 123, please?

内線番号123を繋ぎいただけますでしょか。

実用単語

Extension:延長する;ここは内線のことです。

状況5: It is the person you are looking for

A: Hi, may I speak to Mr. Brown?

こんにちは、Brownさんはいますか?

B: Speaking.

私です。

状況6: Asking what is the purpose of the call

A: What is this call regarding?

お問合せは何についてですか?

実用単語

regarding: について Aboutよりもっと正式的な言い方です。書面やフォーマルな場合によく使います。

(X): Why are you calling? (なぜ電話するの?)
これはかなり失礼な言い方です。喧嘩する時に、そう言いますが、普段は使わないでください。

状況7: To end the call

その1:クライアントやお客様に対してのご対応

A: Is there anything else I can do for you?

何かお手伝いすることはございますか?

A: Thank you for calling.

お電話ありがとうございます。

その2:知り合いの人なら

A: Say hello to your folks.

皆さんに“よろしく”お伝えください!

実用単語

folks: 人々

A: Nice talking to you.

お話出来てよかった

A: Hope to see you again soon.

また会えるのを楽しみにしてます。

その3:自分から話が終わる。

A: That’s all I have to say for now.

今はお話したいことはこれだけです。(以上です。)

A: Well, I will call you again later.

まあ、後でまた電話します。

A: Sorry I must go now. I’ve got another meeting in 10 minutes.

すみません、10分後にまた別の会議がありますので、(先に失礼します)。

A: Sorry I’ll have to stop you there. I am expecting another call.

申し訳ありませんが、私は別の電話を待っています。今日の話はここまで、

(先に失礼します)

その4:伝言をします

A: …then I will make sure he gets your message.

…後で彼にお伝えします

他のオフイス常用語

1.他の人にお願いしたい時
Are you in the middle of something?
今お時間いただけますか?
(今はちょっとお時間よろしいですか?)


普通はAre you busy?を思いつかいますね?Are you busy?はこの間はどうですか?忙しかった?って聞きますから、もしすぐに誰かにお願いしたい時はAre you in the middle of something?はもっと自然な言い方です。

2.Bottom line: 一番重要な
Bottom lineは直訳すると一番下の限界という意味です。ビジネスである状況で一番大事なことを指すつまり最低限で守なければならない原則や最低限で達成しなければならない目標です。
Ex: The bottom line is to bring in revenue for the company.
会社に収益をもたらすことは最低限の目標です。

Ex: Bottom line, if we change the system and is not bring in any positive impact to the business, then it is probably not worth doing. つまり(つまり最低限認識しないといけないことは)、システムを変更してもビジネスにプラスの影響がないのであれば、おそらくやる価値はありません。
*probably: 多分、おそらく

3.Out of the red: 赤字から抜け出す
Out of the red and into the black
(収支などが)赤字から黒字に転じて

このセンテンスを見てわかると思います。欧米で赤はあんまり良くない、危険なイメージがあります、なのでRedはビジネスで赤字の意味があります。

例えば、Our company is in the red.
会社は赤字です。
*in the black: 儲ける(黒字です)

4.Ballpark figure: 概数
Could you give me a ballpark figure for everything that is on the list?
このリストの内容に関しておよその数字を出してください。
時々はballparkだけも言います。

5. Multi-tasking: マルチタスキング
Sometimes multi-tasking can lead to distractions and stress.
時々マルチタスクは気を散らすことやストレスにつながる可能性があります。

6.Layoff:クビにする
* cut jobs
* downsize:削減する

The company has to lay off half of its staff due to the economic crisis.
会社は経済危機のためにスタッフの半分を解雇しなければなりません。

We have been downsized to only 10 people.
私たちのチームは10人に削減されました。

7.Rearrange: 再編成する
The office is rearranged into 5 workstations.
オフィスは5つのワークステーションに再編成されています。

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