世界がますますグローバル化するにつれて、外国人の社員やクライアント、マネージャーとのミーティングに参加することも一般的になっています。 会議では、議事録を作成することが重要です。議事録(miutes)の目的は、会議のフォローアップに必要な情報を記録することです。たとえば、時間と日付、場所、議題などの基本的な情報ですが、英語で記録するのはやや難しいかもしれません。でも議事録の目的はどの言語を使うにしても同じです。書き方は少し異なりますが、心配する必要はありません。 今回は、英語で議事録を作る方法について学びましょう。

議事録をとる目的は？　Purpose of meeting

議事録の目的は、会議のトピック、決定された内容、実行する必要があること、タスクの担当者、およびメモした後でフォローアップする必要があるその他の必要な事項を記録することです。読みやすいな英語の議事録を作る、一つのポイントは英語は日本語よりも表現がシンプルなので、多くの形容詞や曖昧な言葉や文法を使わないでください。アイテムをリストの形式で書き、他の人が後で読んでも理解できるように、常にシンプルでわかりやすい文章にしましょう。

必要な項目とその準備

会議名、場所、日時：Title, location, time and date.

これらは議事録の基本情報です。情報整理のために他のことを書き始める前に、これらの情報を先頭に置くのを忘れないでください。 会議に2つの異なる場所の2つのチームが関与する場合、両方の場所の日時を記録します。一つ注意点は英語の日付形式は日本語とは異なります。

アメリカンの書き型: November, 25^th, 2019

月/日/年です。

イギリスの書き型：25, November, 2019

日/月/年です。

会議のタイトルについては、簡潔で短いものにしてください。たとえば、要件に関する会議の場合は、「Requirements definitions meeting」を書けば大丈夫です。会議の場所については、会議室の名前を書き留めるだけで十分です。基本的に、議事録の上部は次のようになります

  Requirements Definition Meeting　　（要件定義会議）

  Date and Time: November, 25, 2019, 10:30am~11:30am (JST)

　日時:2019/11/25  10:30am~11:30am　（日本時間）

  Location: Meeting room A

　場所：会議室A

会議の目的 Purpose of Meeting

ここでは、あまり長くしすぎないようにしてください。そうしないと、理解するのに時間がかかります。普通、英語では「To不定詞」（意味：〜をすること）で始まる文をが一番オススメです。

例：To discuss the long-term cost-cutting measures

長期的なコスト削減策を議論する

例：To brainstorm solutions to improve customer service

カスタマーサービスを改善するソリューションをブレインストーミングするため

*brainstorm: 意見やアイディアを出し合うことが目的です。自由に意見を出し合うという意味です。海外で仕事するや外国人と仕事をする時、かなり出てくる単語です。

例：To define major promotion strategies

主要なプロモーション戦略を定義する

参加者、欠席者　Attendees and absentees

誰が会議に出席しているか、または出席していないかを記録することが重要です。そうしたら、議事録の送信先または追加データを誰に送信するのか、すぐわかります。また、後で何かが起こった場合、担当者もすぐ見つけられます。タスクの責任者は誰か？　それを簡単に分からせることは議事録の一つの役割です。

会議アジェンダ　Agenda, discussion topics

普通、会議の議題またはいわゆるディスカッショントピックは会議の前に通知しますので、コンテンツをコピーして貼り付けるだけで問題ありません。

決定事項、次のアクション　Decisions, Actions

これは、議事録で最も重要な部分です。 ここでは、会議中に解決されたもの、または会議後に行う必要があるものをすべて記録します。英語で読みやすいすいように、大体リスト形式で項目を記述し、「To +不定詞」で始まる文を使用することがベストです。 また、”Agree on 〜で合意した”に始まる文や “Decide to〜を決定した”など内容を理解しやすくする文がよく使われます。

例：To outsource some development work to the overseas branch.

一部の開発作業を海外支社に外注する。

例：To increase the advertising budget by 10%.

広告予算を10％増やすことを決定しました。

例：Agree on the new terms.

新しい条件に同意します。

例：Decided to reduce the expenses by 20%.

費用を20％削減することを決定しました。

次回のミーティングについて　About Next meeting

このセクションでは、合意に達していないものを記録します。次の会議の前に行わなければならないこと、次の会議の間に議論する必要があること。またはメモをとる方が良いもの。このセクションは議事録の最後の部分でもあるため、大体「TODO」、「スケジュール」などの情報が含まれます。他はタスクの担当者など状況を明確化するために情報を書きます。ここのポイントは後で皆さん、ちゃんと理解できるように情報を整理してください。

参考資料　Attachments

議事録は、その後、会議に関係するすべての人に送信する必要があります。添付ファイルには、メモ、未解決の問題やアクションなどの内容または議論された問題に関するより全員が議題を理解するように必要な参考資料が含まれます。

英語の議事録をとるポイント

議事録をとる目的は、必要なものをすべて記録することです。それを読む人、会議で何が起きて次に何をすべきかを把握し、すぐ理解できる議事録を作ることは重要なポイントの一つです。文章や単語を常に簡潔かつ明確にしてください。

英語文章を書くときに「5W1H」ルールを是非活用してください。

*5W1H: What: 何が、Why:なぜ、When:いつ、Where:どこで、Who:誰、How:どうやって

会議中に聞き逃さないようにするために、先にデバイスを使用して会議をレコードできるかどうかを確認することがオススメです。 また、会議の前に議題を確認し、フォーマットを準備しておいてください。そうすれば、会議中にパニックに陥いったり、迷ったりすることはありません。会議後、会議に出席した人に議事録を渡し、何か聞き逃したことがあったかを確認してもらいます。

英語会議を成功させるために必要な英語表現とは？

英語でのミーティングを成功させるために、コミュニケーションを円滑にするのに役立つ追加情報をいくつかご紹介します。

上司とのコミュニケーション

例：Are there any follow-up items I should take care of?

気をつけるべきフォローアップはありますか？

例：Shall I take notes on my laptop during the meeting?

会議中にメモを取る必要がありますか。

例：I will be arriving to the meeting early to get things set up and ready to go.

準備を整えるために、早めに会議場所に行きます。

参加者とコミュニケーション

外部の人に連絡したり、関連する通知を行う必要がある場合に役立つセンテンスはこちらです。

例：I am writing this email on behalf of Mr. OOO/Ms.OOO to request your participation in the meeting.

会議に参加していただきたく、〜さんの代わりにメールを差し上げます。

例：Please let us know whether you can attend the meeting by (date & time for reply).

（返信の日時）までに会議に出席できるかどうかをお知らせください。

例：If the tentative meeting date does not suit, please let us know immediately/ as soon as possible. We’d be happy to rearrange it.

会議日が合わない場合がありましたら、お早めにお知らせください。別日程で再調整します。

例：If any corrections or additions to the document are required, please let me know.

ドキュメントの修正事項または追加事項がありましたら、お知らせください。

会議の場所・機材を予約するとき

例：I would like to reserve a meeting space on Date from Time to Time.

会議室を〜月〜日の〜時から〜時まで予約したいのですが。

ミーティング後のフォローアップでよく使われる英語フレーズ

会議後に感謝を支払うことは、ビジネス上での礼儀です。 英語では、次の文章を参考してください。

例：It is my pleasure!

いつでも喜んでお手伝いしますよ！

例：I am glad I could help!

お手伝いできてうれしいです！

例：Thank you for organizing the meeting. We couldn’t have done this without your help!

会議を手配してくれてありがとうございます。あなたの助けがなければこれはできませんでした！

まとめ：シンプルで簡潔な言葉で作成

英語で議事録を作ることは確かにちょっと難しいですね！ここのポイントは会議中、文法やスペルにあまり注意を払う必要はありません。 そうしないと、会議の内容に集中できないからです。また、すべての内容を記録する必要はありません。冒頭で述べたように、英語はより表現が簡単な言語です。曖昧に聞こえたり、人を混乱させたりする単語やフレーズを使用しないでください。情報をすぐ把握できるために、シンプルで簡潔な言葉で作ってください。