Famous English author and poet, A.A. Miline once said “Organizing is what you do before you do something.” People usually spend more than half of their times in work, and everyone all gets so many tasks to deal with. It will save you a lot of time if you keep a good habit of organizing your desk and of course your day. If you just don’t know where to start or you want to learn some more tips to make your day even better. This time I will be sharing some of my experience and tips to help you become more efficient.

有名な英国の作家および詩人、AA Milineはかつて「整理整頓はあなたが何かをする前にやるべきことです」と言っていました。人は毎日忙しいです。デスクやワークフローを整理整頓する習慣を身に付ければ、効率も上がるでしょう。 どこから始めればよいかわからない場合、または1日をさらに良くするためのヒントをもっと知りたいなら、今回は、私自分自身の経験を共有します。もっと効率的な生活を送りましょう。

I will start with how to organize your workspace first.

最初にワークスペースを整理する方法から始めたいと思います。

Make your seat comfortable and the monitor at the right position

To work efficiently, your posture matters! The wrong posture can make your back and shoulders feel pain and it could lower your efficiency and performance. Since I am short, I always get a cushion for myself to help me get the right height and to support my back. It is also important to make sure that the monitor is at the right height too. I found the best height is either at eye level or slightly lower. Studies show that the upright 90-degree posture is not the most common posture portrayed but a slightly reclined posture of 100 to 110 degrees. For monitors, put it directly in front of you, so you don’t need to twist your neck around. A monitor that is too high, you will need to tilt your head up to see it. On the other hand, a monitor that is too low will make you bend your neck down to see it. You can end up with neck/shoulder pain easily due to the wrong posture. Make sure you set all your gadgets where you can work comfortably first.

座席を快適にし、モニターを正しい位置に置きます

効率的に作業するには、姿勢が重要です！間違った姿勢は背中と肩に痛みを感じさせ、効率とパフォーマンスを低下させる可能性があります。私は背が低いので、正しい高さを整えって、背中を支えるために、常に自分用のクッションを用意します。また、モニターが適切な高さであることを確認することも重要です。最高の高さは目の高さかそれより少し低いことです。調査によると、90度の直立姿勢は、最も一般的な姿勢ではなく、100〜110度のわずかに横たわった姿勢が一番いいです。モニターの場合だと、首をひねるがなく、目の前に置く方が一番適切です。高すぎるモニターでは、頭を傾けて見る必要があります。一方、モニターが低すぎると、首を曲げて見えないといけません。首/肩の痛みも出やすいでしょう。最初に快適に作業できるコンピューターガジェットをセットアップしてください。

Keep the items you frequently use at the dominate side

To make your workflow goes more smoothly, keep things you usually use at your dominate side. For example, I usually place the phone, pens, sticky notes on my right-hand side. So once the phone rings, I could pick it up quickly and grab my pen and paper to jot things down. If you are a lefty, you might want to put the items you frequently use at your left-hand side to help you work more smoothly.

頻繁に使用するアイテムを利き腕側に置きます

ワークフローをよりスムーズにするために、常に使うものを利き腕側に置いてください。 たとえば、私は通常、右側に電話、ペン、付箋を置きます。 そのため、電話が鳴ったらすぐに出れるし、ペンと紙をとってすぐに書き留めることができます。 左利きの場合は、頻繁に使うするアイテムを左側に置いて、作業をスムーズに進めることができます。

Keep your things organized is always a good idea

Well, this is why I wrote this article. We all know how important it is to keep things tidy but a lot of times fail to do so. For me, I always put the documents that I rarely use at the bottom drawer, and my laptop and the stationery at the first drawer. I also have several pouches for small items like paper clips, stickers, medicines, etc. Find out the best way to organize your work desk, get some small boxes or pouches if needed. It will make your work desk look cleaner and boost up your performance.

物事を整理することはやるべきことです

これが、私がこの記事を書いた理由です。 物事をきちんと整理することがいかに重要であるかは誰もが知っていますが、多くの場合そうしませんよね。 私はいつもめったにつかわないドキュメントを一番下の引き出しに置き、パソコンと文房具は一番上の引き出しに置きます。 また、ペーパークリップ、ステッカー、薬などの小物用のポーチもいくつか持っています。ワークデスクを整理し、必要に応じて小さな箱やポーチを入手する最適な方法を見つけてください。 ワークデスクがよりきれいに見え、パフォーマンスも向上できます。

Keep the tools you use frequently within reach

By this, I mean the tools, the books you often use during your work. Of course, somebody might prefer to put the supporting tools and books either in a locker or drawer. That is totally fine. However, I found it more convenient by putting these tools just on my desk. I put my dictionary and some tool books on my desk, so I can reach them quickly when I need it. Trust me, you will find it annoying if you need to get up and go get the book every time you need it.

頻繁に使用するツールを手の届く範囲に保管する

これにより、作業中によく使用するツールや本を指します。 もちろん、ロッカーまたは引き出しに入れる人もいます。 それは全然問題ありません。 しかし、私の場合はこれらのツールをいつも机の上に置くだけでより便利だと思います。 辞書といくつかのツールブックを机の上に置いて、必要なときにすぐに届きますから。毎回立ち上がってわざわざ本を取りに行くのは面倒くさいです。

Get yourself a notebook & use sticky notes wisely

Although we usually use our computer or smartphone for recording things nowadays. However, sometimes, you will find it to write it down is just faster than typing it into your computer. I keep a notebook with me all the time, so if any idea pops up I could write it down quickly. I also use sticky notes for a brief memo and small things a lot. For sticky notes, I found a physical one is much more effective than a digital one. Digital note is better for things that last for a period of time, such as a small project that you have to deal with for 3-4 days or so. However, don’t bombard yourself with sticky notes everywhere, it can be a distraction instead. Moderation is the key.

ノートを用意して、付箋を賢く使いましょう

今、みんなは普通にコンピューターやスマートフォンを使って物事を記録しますね。 しかし、時には紙に書く方がコンピュータに入力するよりも早いです。私はいつもノートを持ち歩いているので、アイデアが浮かんだらすぐに書くことができます。また、簡単なメモや小さなことのために付箋もよく使います。 付箋については、紙の方がデジタルなものよりもはるかに効果的であると思います。 デジタルノートは、3〜4日間程度対処しなければならない小さなプロジェクトなど、一定期間持続するものに適しています。 ただし、散々付箋紙を使うのはダメです。それは気を散らす可能性があります。 節度が重要です。

Sort your digital files

Some of my colleagues are just genius when it comes to organizing the files om their computers. I try to learn some tips from them by sorting and naming my files according to projects or dates. A good way of organizing digital files is to group the data based on projects. First, create independent files according to projects, then inside each project folder, you will create multiple folders naming them based on tasks. Finally, drag the data accordingly into different task files. One important tip here is that you should always delete the files you don’t need regularly. I believe every person has different ways of doing things, so it is better to find out ways you think is productive and efficient for yourself to organize the files in your computer. The key is to be able to find the file instantly when you need it.

デジタルファイルもちゃんと整理します

私の同僚の何人かは、コンピューター上のファイルの整理に関しては上手です。 私もプロジェクトや日付に応じてファイルを並べ替えて名前を付けることで、いくつかのヒントを学ぼうとしています。 デジタルファイルを整理する良い方法は、プロジェクトに基づいてデータをグループ化することです。まず、プロジェクトごとに独立なファイルを作成し、次に各プロジェクトフォルダー内に、タスクに基づいて名前を付けた複数のフォルダーを作成します。最後に、それに応じてデータを異なるタスクファイルに保存します。 ここでの重要なヒントの1つは、不要なファイルを定期的に削除することです。人が物事を処理するさまざまなやり方が持っていると思うので、自分にとって生産的かつ効率的であると思う方法を見つける方が良いと思います。ここのポイントは、必要なときにすぐにファイルを見つけられるようにすることです。

Scan old documents if necessary

I had been working as a counselor at a university before. I remember our office was just full of documents. Although we tried to keep them in folders, space is just not enough. Finally, we figured out that we asked the interns to help sort out the necessary documents and scan them, so we could keep them as electronic files to save space and trees. Keep your documents in electronic formats, not only does it save space, it could last longer too.

必要に応じて古い文書をスキャンする

以前、大学でカウンセラーとして働いていました。 私たちのオフィスは書類だらけだったのを覚えています。 それらをフォルダに入れようとしましたが、スペースだけでは足りませんでした。 最後に、インターンに必要なドキュメントを整理してスキャンするよう依頼し、スペースと紙を節約するためにそれらを電子化ファイルとして保管することがベストです。 ドキュメントを電子化の形で保存しましょう。スペースを節約できるだけでなく、長持ちすることもできます。

Tether your cables

You might think it is not a big deal to bother with those wires and cords. Surprisingly, it does take a lot of space and it looks messy when they are not organized. So please hind them away. It will make your workspace looks tidier and wider.

ケーブルををちゃんと縛りましょう

これらのワイヤーとコードをわざわざ扱うのは大したことではないと思うかもしれません。 意外と、それは多くのスペースを取っていて、乱雑に見えます。ちゃんと縛ってください。これにより、作業スペースがよりきれいで広く見えるようになります。

Keep a white space on your desk

I always keep a white space in front of me in case I need to write something, read something or to sign a document. Have everything spread around your workspace does not make you look professional but messy. And it could distract you from focusing on your work, thus it is also good to keep the items on your desk to the minimum.

机の上にスペースを空けておく

何かを書いたり、何かを読んだり、文書に署名したりする必要がある場合に備えて、私は常に目の前のスペースをわざと空けています。すべてのものをワークスペースに散らかすのは、プロフェッショナルに見えるのではなく、逆に汚いな印象を与えます。 そして、それはあなたが仕事に集中することを邪魔しますので、机の上のアイテムを最小限に保つことが良いです。

Get a trash can to throw away the things you don’t need right away

It is wise to keep a trash can around you, so you can throw away the paper you just don’t need it, the tissue used, the wrapping paper from the snacks you just ate. Don’t pile the garbage on your desk. It looks dirty and probably will attract some bugs. Also, one tip I found it useful is that I clean everything I don’t need at the end of the day. I will go through my locker every Friday to throw away stuff I don’t need too. Do the cleaning regularly so you don’t get things piled up. It will be really exhausted if you have to clean them up later.

ゴミ箱を手に入れて、不要なものをすぐに捨てる

周りにゴミ箱を置いておくのが賢明です。不要な紙、使用したティッシュ、食べたばかりのスナックの包装紙をすぐに捨てることができます。机の上にゴミを積まないでください。乱雑に見え、おそらくいくつかの虫も引き付けるでしょう。また、役に立つ1つのヒントは、1日の終わりに不要なものをすべて捨てましょう。 私は毎週金曜日にロッカーを掃除して、必要ないものは捨てます。 定期的に掃除をして、物が山積みにならないようにします。 後で掃除することは大変ですから。

Once we have our workspace ready, now it is time to learn some tips for organizing your work flow.

ワークスペースの準備ができたら、1日のワークフローを整えるヒントを学びましょう。

Get the small things done first

If you have a phone call to make or an email to reply don’t wait until the end of the day. Do it as soon as possible. I tend to postpone making phone calls before since I started to experience missing more calls by not making the call and became less productive. I realized that I have to change my habit. Get the small chores done quickly, so you can have more time and energy to move on to other tasks.

小さなことをなるべく早く済みましょう

電話をかけたり、返信するメールがある場合は、一日の終わりまで待ってやめましょう。できるだけ早めにしてください。昔、私は電話をかけるのがいやでした。しかし電話を逃すことが多くなり、生産性が低下したため、この 習慣を変えなければならないことに気づきました。小さな雑用をすばやく完了して、他のタスクに対応できる時間とエネルギーも増えるでしょう。

Segment your time for different tasks accordingly

It is always important to arrange your tasks accordingly. The first thing I do when I arrived at the office is to go through the tasks I set for the day. Then I will divide my day according to how much time I am going to spend on each task. If the task cannot be finished in one day, I will set up a goal of how much do I need to accomplish in a day so I could finish the task before the deadline.

さまざまなタスクに応じて時間をセグメント化する

タスクに応じて時間を設定することも大事です。 私はオフィスに着いたときに最初にやることは、その日に設定したタスクを目を通して、 次に、各タスクに費やす時間に応じて1日を分割します。もし 1日でタスクを完了できない場合は締め切り前にタスクを完了できるように、1日でどれだけ達成する必要があるかという目標を設定します。

Don’t try to do more than one thing at a time

It will be wonderful if you could work on multiple tasks at a time and get them done perfectly. However, there is rarely a person can be true multitasking. At least I can’t. I won’t be able to reply an important email while writing an article, and listening to my colleague talking about the project that is undergoing at the same time. Many people claim they are multitaskers, and say it makes them more efficient by working on multiple tasks simultaneously. However, it might not be true. According to several studies done by the American Psychological Association show that “as you switch from one task to another (red light/ green light), the transition is not a smooth one. It takes as much as 40% more time to complete one task while your brain shifts attention from one task to another.” Multitasking is indeed a myth! The best solution is to focus on one task at a time if you want to have it done nicely.

一度に複数のことをしようとしないでください

一度に複数のタスクに取り組み、それらを完璧に完了できれば素晴らしいことです。 ただし、人が本当のマルチタスキングになることはめったにありません。 少なくとも私はできません。 記事を書いている間に重要なメールに返信して、その同時に進行中のプロジェクトについて同僚の話を聞くことを私は無理です。 多くの人が自分がマルチタスカーであると主張しており、複数のタスクを同時に処理することで効率が向上すると言います。 しかし、それは事実ではないかもしれません。 アメリカ心理学会が行ったいくつかの調査によると、「あるタスクから別のタスク（赤色光/緑色光）に切り替えると、移行はスムーズではありません。 1つのタスクを完了するのに40％も時間がかかりますが、脳は1つのタスクから別のタスクに注意を移します。」マルチタスクは実はミステリー（神話）です。 最善の解決策は、うまくやりたい場合は一度に1つのタスクに集中することです。

Put the important task in the morning

If you have an important task to do, a meeting to attend, or some tedious parts you need to work on for a project. Try to arrange it in the morning. Morning is usually where people’s minds are most focused and can solve problems most effectively. Sometimes, I do postpone important task into the afternoon, because I think I could work overtime if I couldn’t get it done. However, I found it less efficient and more exhausting since your head just get so overwhelmed after a long day of work. You just won’t feel like to burn the midnight oil!

朝に重要な仕事をする

重要なタスク、出席する会議、またはプロジェクトのために退屈な作業がある場合。 午前中に済ませた方が良いです。 朝は通常、人の頭が最も集中し、問題を最も効果的に解決できる時間帯です。 私は時々、午後に重要な仕事を延期します。それができなければ、残業ができると思うからです。 しかし、長い一日の仕事の後にあなたの頭もう集中できない、より効率的でなく、逆により疲れています。より残業したくないだけです！

Do not spend too much time on emails

Emails are one thing that could really distract people away from doing other tasks. I had experienced this before when I worked as a counselor. I was paying too much attention to the emails I sent and to the emails I received. Eventually, I found myself didn’t have enough time for other things and had to work overtime in the end. I think one good idea is to set a specific time for yourself to deal with your emails then just shut it off and start doing other tasks for the rest of the day.

メールに時間をかけすぎないでください

メールは、他のタスクを実行することから人の注意をそらす可能性のあることの1つです。 私はカウンセラーとして働いていたときにこれを経験していました。 送信したメールと受信したメールに注意を払いすぎていました。 結局、私は他の作業をやる時間がなく、最終的に残業しなければなりませんでした。 メールに対応する特定の時間を設定し、その後残りの時間に他のタスクをすることをお勧めします。

Some decorations will make you smile and more productive

Moderate decorations can make you feel less stress during work. I decorated my workspace with some cute little objects I bought, and change my desktop to the picture I like. This makes me feel more at home when I am working. However, I don’t think over decoration is a good idea. I remember several years ago when I worked as an editor, one of my colleagues just decorated her workspace with all the posters of the idols she likes. Of course, it is not against the rules, however, sometimes we do have clients coming into the office, it is not that appropriate to decorate your working space like a booth. The idea here is to “not going too far”.

ワークスペースを少し飾りをして、より生産性が上がります

ある程度の飾りは仕事中のストレスを軽減できます。 私は自分が好みな小物でワークスペースを飾り、デスクトップも好きな画像に変えました。こうすることで私が働いているとき、家にいるように感じさせます。 ただし、飾りすぎるも良くないと思います。 数年前、私が編集者として働いていたとき、同僚の1人が自分のワークスペースに好きなアイドルのポスターいっぱいを飾ったところを覚えています。もちろん、これはルールに反していませんが、クライアントがオフィスに来ることもありますので、ブースのように作業スペースを飾るのは適切ではありません。ここのポイントは、「やり過ぎない」が一番良いと思います。

Take a break if you need to

I usually get up to take a rest every 1 to 2 hours. I also do some simple stretches or just take a deep breath after focusing for a while. A short break is always a good way for people to refresh their minds. Some people, especially girls would take a bite of cookies or chocolates for some energy. Or just chat with your colleagues for a while it can help you guys all get some rests. Studies show that when we are doing goal-oriented work that requires concentration, the prefrontal cortex (PFC) in our brain become very active. This is the part that is responsible for logical thinking, executive functioning, and using willpower to override impulses, no wonder it needs a break! Work breaks can lower the risk of heart disease, diabetes, depression, and obesity. It can also help people to restore motivation and to prevent decision fatigue. So don’t feel guilty if you really need a break from your work.

必要に応じて休憩を取りましょう

私は普通、1〜2時間ごとに休憩を取ります。 また、いくつかの簡単なストレッチをやるか、しばらく集中した後に深呼吸をします。 短い休憩は、人が心身ともをリフレッシュするための良い方法です。 一部の人は特に女の子は、少しエネルギーを得るためにクッキーまたはチョコレートもよく食べます。 または、同僚と少し会話をしましょう、みんながリフレッシュできます。集中力を必要とする目標指向の仕事をしているとき、脳の前頭前野（PFC）が非常に活発になることが研究で示されています。これは、論理的思考、エグゼクティブ機能、および衝動を控えるため意志力の使用を担当する部分です。この部分はある程度の仕事をすると、必ず休憩が必要です。そして休憩は、心臓病、糖尿病、うつ病、肥満のリスクを下げることができます。また、人がやる気を取り戻し、意思決定の疲労を防ぐのにも役立ちます。 だから仕事から休憩が本当に必要な場合は、罪悪感を感じないでください。

Don’t get too stubborn on schedules

It is great to have everything done on time, however, try to be flexible with schedules. Always leave some rooms for accidental happenings or extra works. Even though, you probably could have most of your workdays in control and have your tasks done according to your plan. However, there is always a time where things just don’t work out right. There is always a day where everything seems to be a mess. It probably will not happen too often but it is always a good idea to be prepared for the problems that pop up all of a sudden.

スケジュールをそれほど厳しくしないでください

すべてを時間通りに完了させることは素晴らしいことですが、スケジュールに柔軟に対応するようにしてください。 偶然の出来事や余分な作業のために、常に余裕を持た方がいいです。もちろん普通はみんな、自分の時間を管理でき、ほとんどの仕事も計画通り完了できます。 しかし、時には物事がうまくいかない時がありますよね。 時には何でも混乱している見える日もありますよね。 おそらくあまり頻繁に起こることはないと思いますが、突然発生する問題に対応できるように準備を整えた方が良いでしょう。

Be on time for work

We all know it is important to be on time for your work. It is not only a business manner but also a good habit to help you become more productive. I usually arrive at the office at least 15 minutes before the official punch-in time. Then I will set up my laptop, get a sip of water to get myself ready for the day. I found many people just rush into the office 1 or 2 minutes before the official punch in time, and then have to rush into a meeting or so. I did that few times and it was just too overwhelmed for me, so I would rather leave home a little bit early to get myself ready.

仕事に遅刻しないでください

社会人としてもちろん遅刻しない出勤することを知ってるでしょう。これはビジネスマナーであるだけでなく、生産性の向上に役立つ良い習慣でもあります。 私は普通に出勤時間の少なくとも15分前にオフィスに到着します。その後、パソコンをセットアップし、水を飲んでその日の準備をします。 もちろん出勤時間の1〜2分前にオフィスに急いで行きの人も少なくはない、時には会議などに急いで出席することもあります。 私もその経験がありますが、とても大変でしたので、少し早く家を出るほうがましです。

Prepare yourself for the next day

I always pick out the clothes I am going to wear for the next day and have my bag ready the night before. One thing I am still working on is trying not to use my smartphone before I go to bed instead of trying to read some books. There is an increasing number of studies show that you should avoid using your smartphone before bedtime because the blue light can distract your brain from falling asleep. Also sleep in total darkness is helpful too. Studies show that A hormone called melatonin controls the biological clock in our body. Darkness means more melatonin, and more melatonin means better sleep. I think it is good for you to set up a routine for yourself before you go to bed. Some people prefer to listen to music or a podcast, take a hot bath, or even drink a cup of herbal tea to soothe themselves. The routine must be something that can help you relax and get ready for the next day.

翌日のために準備する

私はいつも次の日に着る服を選び、前の晩にカバンを用意します。 私がまだ取り組んでいることの1つは、寝る前に本を読む代わりにスマートフォンを使わないようにすることです。 青色の光(blue light)が脳の眠りを妨げる可能性があるため、就寝前にスマートフォンを使用することを避ける必要があることを示す研究が増えています。また、完全な暗い環境で眠ることも役立ちます。研究によると、メラトニンと呼ばれるホルモンが人間体内の体内時計を制御していることが示されています。暗い環境はより多くのメラトニンを意味し、より多くのメラトニンはより良い睡眠を意味します。 寝る前に自分なりのルーチンを作るのは良いことだと思います。 音楽やポッドキャストを聴いたり、温かい風呂に入ったり、ハーブティーを飲む人もいます。 ルーチンは、リラックスして翌日の準備に役立つものでなければなりません。

今回は自分の経験に基づき、仕事をより効率的になるヒントを語りました。もし自分独自の方法がありましたら、ぜひ私たちにシェアしてください！