Famous English author and poet, A.A. Miline once said “Organizing is what you do before you do something.” People usually spend more than half of their times in work, and everyone all gets so many tasks to deal with. It will save you a lot of time if you keep a good habit of organizing your desk and of course your day. If you just don’t know where to start or you want to learn some more tips to make your day even better. This time I will be sharing some of my experience and tips to help you become more efficient.

有名な英国の作家および詩人、AA Milineはかつて「整理整頓はあなたが何かをする前にやるべきことです」と言っていました。人は毎日忙しいです。デスクやワークフローを整理整頓する習慣を身に付ければ、効率も上がるでしょう。 どこから始めればよいかわからない場合、または1日をさらに良くするためのヒントをもっと知りたいなら、今回は、私自分自身の経験を共有します。もっと効率的な生活を送りましょう。

英単語

Poet: 詩人、歌人
*Epic poet叙事詩人
*Poetry: 〔散文体による〕詩的作品、〔詩のような〕美しさ、優雅さ
*Poem: 〔散文による一編の〕詩的作品

Task: 〔与えられた〕任務、課題、〔一定期間内に終えるべき〕仕事、職務
*Task assignment: タスク割り当て
*Task description: タスク記述

Habit: 〔個人的な〕習慣、癖
Ex: Habits die hard.
習慣をやめるのは難しい。
*Habit of being lazy: 怠け癖
*Habit of drug: 麻薬常用癖
*Habit of drinking: 飲酒癖
*Habit of life: 生活習慣
*Habit of checking emails daily: メールを毎日チェックする習慣

Efficient: 〔道具・方法などが〕効率の良い、効率的な
Ex: The new system provides an efficient way of controlling the exports of goods.
新しいシステムは、商品の輸出をもっと効率的に管理します。
*Efficient administration: 効率的な運営[管理]
*Efficient allocation: 効率的配分
*Efficient application: 効率的(な)適用
*Efficiency: 効率

A.A. Milineさんについて

アラン・アレクサンダー・ミルン(Alan Alexander Milne)はイギリス出身の作家です。作品のジェンルは児童文学、推理小説、詩、オペラなどを含めっています。世の中に一番知られる作品はことも向けの作品:『クマのプーさん』シリーズ、『赤い館の秘密』です。

I will start with how to organize your workspace first.

最初にワークスペースを整理する方法から始めたいと思います。

目次

Make your seat comfortable and the monitor at the right position

To work efficiently, your posture matters! The wrong posture can make your back and shoulders feel pain and it could lower your efficiency and performance. Since I am short, I always get a cushion for myself to help me get the right height and to support my back. It is also important to make sure that the monitor is at the right height too. I found the best height is either at eye level or slightly lower. Studies show that the upright 90-degree posture is not the most common posture portrayed but a slightly reclined posture of 100 to 110 degrees. For monitors, put it directly in front of you, so you don’t need to twist your neck around. A monitor that is too high, you will need to tilt your head up to see it. On the other hand, a monitor that is too low will make you bend your neck down to see it. You can end up with neck/shoulder pain easily due to the wrong posture. Make sure you set all your gadgets where you can work comfortably first.

座席を快適にし、モニターを正しい位置に置きます

効率的に作業するには、姿勢が重要です!間違った姿勢は背中と肩に痛みを感じさせ、効率とパフォーマンスを低下させる可能性があります。私は背が低いので、正しい高さを整えって、背中を支えるために、常に自分用のクッションを用意します。また、モニターが適切な高さであることを確認することも重要です。最高の高さは目の高さかそれより少し低いことです。調査によると、90度の直立姿勢は、最も一般的な姿勢ではなく、100〜110度のわずかに横たわった姿勢が一番いいです。モニターの場合だと、首をひねるがなく、目の前に置く方が一番適切です。高すぎるモニターでは、頭を傾けて見る必要があります。一方、モニターが低すぎると、首を曲げて見えないといけません。首/肩の痛みも出やすいでしょう。最初に快適に作業できるコンピューターガジェットをセットアップしてください。

英単語

Posture:〔体の〕位置、姿勢
*Posture training: 姿勢訓練
*Adjust posture: 姿勢を直す
*Aggressive posture: 攻撃的な姿勢
*Posture optimization: 姿勢最適化

Slightly: わずかに、ちょっと、少し、やや、若干
*Slightly abnormal: わずかに異常な
*Slightly affected: わずかに影響を受けた
*Slightly activated: やや活性化された
*Slightly bent forward: 少し前に曲がっている
*Slightly bitter: わずかに苦い

Portray: 〔~を絵画・彫刻・映像で〕表現する、描く、~の肖像を描く
*This movie portrays life in a rural village of America back in the 1980s.
この映画は、1980年代のアメリカの田舎の村での生活を描いています
*This painting portrays a little girl playing with her dog.
この絵は、犬と遊ぶ少女を描いています。
*Portray herself as a victim: 被害者として演じしてる
*Portray(al) of a person: 人物描写
*Accurately portray the condition of these people: これらの人々の状態を正確に描写する

Recline: 寄り掛かる、もたれかかる、後ろに倒れる
*Recline on a chair: 椅子に横たわる
(普段はあんまりこの単語を使わないです。普通はlayingを言います。例: Laying on a couch. (ソファに横たわる)。

Tilt:傾く
*Tilt to the left/ right: ~を左/右に傾ける
*Tilt a chair: 椅子を傾ける

Bend: 〔物・意志を〕曲げる
Ex: She bends her body at an odd angle.
彼女は奇妙な角度で体を曲げます。
*Bend a sail: 帆をけたに結び付ける

End up (with): 結局[結果的に]~で終わる、~で結末をつける
Ex: John thought he is going to earn a lot of money with this business; however, he ended up losing a lot of money.
ジョンは、このビジネスで多くのお金を稼ぐと思っていましたが、逆に彼は多くのお金を失いました。
*end up with no option: オプションはありません
*end up with nothing: 〔結局〕何にも実らずに終わる
*end up with nothing but regret: 後悔するだけの結果になる

Due to: ~が原因で、~に起因して、~のせいで
Ex: The forest fire is due to dry weather.
森林火災は乾燥した気候によるものです。
*Due to a defect in the equipment: 機器の欠陥のため
*Due to a growing demand for infrastructure: インフラストラクチャに対する需要の高まりにより
*Due to the lack of water: 水不足のため

Gadget: 道具、装置
*Futuristic gadget: 超モダンな道具
*High-tech gadget: ハイテク機器
*Kitchen gadget: 台所道具[用品]

Keep the items you frequently use at the dominate side

To make your workflow goes more smoothly, keep things you usually use at your dominate side. For example, I usually place the phone, pens, sticky notes on my right-hand side. So once the phone rings, I could pick it up quickly and grab my pen and paper to jot things down. If you are a lefty, you might want to put the items you frequently use at your left-hand side to help you work more smoothly.

頻繁に使用するアイテムを利き腕側に置きます

ワークフローをよりスムーズにするために、常に使うものを利き腕側に置いてください。 たとえば、私は通常、右側に電話、ペン、付箋を置きます。 そのため、電話が鳴ったらすぐに出れるし、ペンと紙をとってすぐに書き留めることができます。 左利きの場合は、頻繁に使うするアイテムを左側に置いて、作業をスムーズに進めることができます。

英単語

Frequently: 頻繁に、しばしば
Ex: John’s job requires him to travel frequently.
ジョンの仕事には頻繁に出張する必要があります。
Ex: Jenny and I chat online frequently.
ジェニーと私は頻繁にオンラインでチャットします。
Ex: “How frequently does the bus run?”
「バスはどのくらいの間隔で出ていますか?」
“The buses leave at fifteen-minute intervals.”
「15分間隔で走っています。」
*Frequently absent: よく欠席する、欠席が多い
*Frequently asked question: 一般的な質問【略】FAQ
*Frequently attacked: 頻繁に攻撃された
*Frequently checked: 頻繁に検査された
*Frequently cited: 頻繁に引用された

Dominate: ~を支配する、優位に立つ
Ex: Manufacturing dominates this country’s economy.
製造業はこの国の経済を支配しています。
Ex: The U.S. team dominated the match.
米国チームが試合を優位に立ちました。
Ex: Typhoon dominated the News this week.
今週のニュースは台風のニュースばかりでした。
*Dominate headlines: 見出しを独占する
*Domination: 支配すること、優位を占めること

Workflow: ワークフロー、作業[仕事・業務]の流れ
*Workflow automation: ワークフロー自動化
*Workflow management: ワークフロー管理
*Workflow modification: ワークフロー変更
*Repair workflow: 修理作業の流れ
*Production workflow: 生産ワークフロー

Sticky note: 付箋(紙)

Grab: つかむ、〔チャンスなどを〕捉える、
Ex: The stranger grabbed Mary’s arm all of a sudden.
見知らぬ人がメアリーの腕を突然つかんだ。
Ex: Let’s go grabbed a coffee.
コーヒでも飲もう。
Ex: I have to go grab something to eat.
何か食べに行かなければなりません。
Ex: How does that grab you?
これについてはどう思いますか?

Jot (sth.) down: ~を手早くメモする
Ex: He speaks too fast! It was difficult for me to jot down the words he said.
彼はあまりにも早口です!彼の言うことをメモするのは難しかった。

Lefty: 左利き

Keep your things organized is always a good idea

Well, this is why I wrote this article. We all know how important it is to keep things tidy but a lot of times fail to do so. For me, I always put the documents that I rarely use at the bottom drawer, and my laptop and the stationery at the first drawer. I also have several pouches for small items like paper clips, stickers, medicines, etc. Find out the best way to organize your work desk, get some small boxes or pouches if needed. It will make your work desk look cleaner and boost up your performance.

物事を整理することはやるべきことです

これが、私がこの記事を書いた理由です。 物事をきちんと整理することがいかに重要であるかは誰もが知っていますが、多くの場合そうしませんよね。 私はいつもめったにつかわないドキュメントを一番下の引き出しに置き、パソコンと文房具は一番上の引き出しに置きます。 また、ペーパークリップ、ステッカー、薬などの小物用のポーチもいくつか持っています。ワークデスクを整理し、必要に応じて小さな箱やポーチを入手する最適な方法を見つけてください。 ワークデスクがよりきれいに見え、パフォーマンスも向上できます。

英単語

Tidy:整然とした、きれい好きな
Ex: The housekeeper tidies up the room in just 30 minutes.
ハウスキーパーはわずか30分で部屋を片付けました。
Ex: Jack is a tidy person.
ジャックはきちんとした人です。
*Tidy yourself up before the party.
パーティーの前に自分の身なりを整えましょう。
*Tidy sum of money: かなりの金額

Laptop:膝のせ型の
*Laptop computer (略はlaptopです)

Stationery:文房具、事務用品
*Stationery store: 文具店
*Stationaryは動かない、変化しない意味です。

Pouch:ポーチ、袋、小袋
*abdominal pouch: 腹袋 (専門用語) = pouch of stomach
*makeup pouch = cosmetic pouch: 化粧ポーチ

Boost up:押し上げる、力をつける、支援する
= push upward

Keep the tools you use frequently within reach

By this, I mean the tools, the books you often use during your work. Of course, somebody might prefer to put the supporting tools and books either in a locker or drawer. That is totally fine. However, I found it more convenient by putting these tools just on my desk. I put my dictionary and some tool books on my desk, so I can reach them quickly when I need it. Trust me, you will find it annoying if you need to get up and go get the book every time you need it.

頻繁に使用するツールを手の届く範囲に保管する

これにより、作業中によく使用するツールや本を指します。 もちろん、ロッカーまたは引き出しに入れる人もいます。 それは全然問題ありません。 しかし、私の場合はこれらのツールをいつも机の上に置くだけでより便利だと思います。 辞書といくつかのツールブックを机の上に置いて、必要なときにすぐに届きますから。毎回立ち上がってわざわざ本を取りに行くのは面倒くさいです。

英単語

Locker: ロッカー、箱
*Locker room: ロッカールーム
*Locker fee: ロッカーの使用料金
*Shoe locker: 下駄箱
*Change in the locker room: 更衣[ロッカー]室で着替えをする

Within reach of: ~のすぐ近くに、~にとって実現可能そうな
*Within someone’s reach: (人)の手の届く所に、(人)の力の及ぶ
* Get within reach: 手の届く範囲[射程圏]内に入る
* I always keep my phone within reach.
私は常に携帯を手の届くところに置いています。

Get yourself a notebook & use sticky notes wisely

Although we usually use our computer or smartphone for recording things nowadays. However, sometimes, you will find it to write it down is just faster than typing it into your computer. I keep a notebook with me all the time, so if any idea pops up I could write it down quickly. I also use sticky notes for a brief memo and small things a lot. For sticky notes, I found a physical one is much more effective than a digital one. Digital note is better for things that last for a period of time, such as a small project that you have to deal with for 3-4 days or so. However, don’t bombard yourself with sticky notes everywhere, it can be a distraction instead. Moderation is the key.

ノートを用意して、付箋を賢く使いましょう

今、みんなは普通にコンピューターやスマートフォンを使って物事を記録しますね。 しかし、時には紙に書く方がコンピュータに入力するよりも早いです。私はいつもノートを持ち歩いているので、アイデアが浮かんだらすぐに書くことができます。また、簡単なメモや小さなことのために付箋もよく使います。 付箋については、紙の方がデジタルなものよりもはるかに効果的であると思います。 デジタルノートは、3〜4日間程度対処しなければならない小さなプロジェクトなど、一定期間持続するものに適しています。 ただし、散々付箋紙を使うのはダメです。それは気を散らす可能性があります。 節度が重要です。

英単語

Pop up: 飛び出す[上がる]
*Pop up a dialog box: ダイアログ・ボックスをポップアップする
*Pop up all over the place: 至る所に現れる
*Pop up everywhere: あちこちに現れる
*Pop up a message: メッセージを表示する

Physical: 自然の、肉体の
*Athletes often have extraordinary physical ability than normal people.
アスリートは普通の人よりも並外れた身体能力を持っています。
*Physical examination: 身体検察
*Physical abuse: 身体的虐待、暴行

Bombard: 〔質問や要求などを浴びせて人を〕攻める、苦しめる
Ex: Kids are bombarded by commercial messages, and it is not healthy.
子供たちは商業的な広告メッセージに襲われ、それは健康的ではありません。
Ex: The politician is bombarded with questions from the journalists.
政治家には記者たちからの質問が殺到している。
Distraction: 気を散らすこと、注意をそらすもの
*Distraction from outside noise: 外部ノイズからの注意散漫

Moderation: 適度、控えめ、緩和
*tolerance and moderation: 寛容と節度

Sort your digital files

Some of my colleagues are just genius when it comes to organizing the files om their computers. I try to learn some tips from them by sorting and naming my files according to projects or dates. A good way of organizing digital files is to group the data based on projects. First, create independent files according to projects, then inside each project folder, you will create multiple folders naming them based on tasks. Finally, drag the data accordingly into different task files. One important tip here is that you should always delete the files you don’t need regularly. I believe every person has different ways of doing things, so it is better to find out ways you think is productive and efficient for yourself to organize the files in your computer. The key is to be able to find the file instantly when you need it.

デジタルファイルもちゃんと整理します

私の同僚の何人かは、コンピューター上のファイルの整理に関しては上手です。 私もプロジェクトや日付に応じてファイルを並べ替えて名前を付けることで、いくつかのヒントを学ぼうとしています。 デジタルファイルを整理する良い方法は、プロジェクトに基づいてデータをグループ化することです。まず、プロジェクトごとに独立なファイルを作成し、次に各プロジェクトフォルダー内に、タスクに基づいて名前を付けた複数のフォルダーを作成します。最後に、それに応じてデータを異なるタスクファイルに保存します。 ここでの重要なヒントの1つは、不要なファイルを定期的に削除することです。人が物事を処理するさまざまなやり方が持っていると思うので、自分にとって生産的かつ効率的であると思う方法を見つける方が良いと思います。ここのポイントは、必要なときにすぐにファイルを見つけられるようにすることです。

英会話

Sort: 分類、仕分け、種類
Ex: The workers are sorting out the apples by size.
従業員は、サイズごとにリンゴを仕分けています。
Ex: These files are sort by date last modified.
これらのファイルは、最終更新日でソートされます。
Ex: It takes all sorts to make a world.
世の中にはいろいろな種類の人や物が必要です。

Genius: 〔世に知られた知的・芸術的〕天才
*Genius at mathematics: 数学の天才

Drag:〔物を〕引く、引っ張る、〔人を~に〕引きずり込む
Ex: The cat drags its tail on the ground.
猫は尻尾を地面に引きずります。
Ex: The conversation seems to be dragging on forever.
会話は永遠に続いているようです。
*What a drag!
なんて面倒くさいんだ。
*Debt is a drag.
借金は重荷である。

Productive: 多産な、実りが多い、豊かな
*Productive agricultural field: 豊かな農地
*Productive capital: 生産資本
*Productive activity: 生産活動
*Productive day: 有意義な一日

Instantly: すぐに
*Instantly accessible: すぐに会うことができる
*Instantly dissolving: すぐに溶ける
*Instantly killed: 即死する

Scan old documents if necessary

I had been working as a counselor at a university before. I remember our office was just full of documents. Although we tried to keep them in folders, space is just not enough. Finally, we figured out that we asked the interns to help sort out the necessary documents and scan them, so we could keep them as electronic files to save space and trees. Keep your documents in electronic formats, not only does it save space, it could last longer too.

必要に応じて古い文書をスキャンする

以前、大学でカウンセラーとして働いていました。 私たちのオフィスは書類だらけだったのを覚えています。 それらをフォルダに入れようとしましたが、スペースだけでは足りませんでした。 最後に、インターンに必要なドキュメントを整理してスキャンするよう依頼し、スペースと紙を節約するためにそれらを電子化ファイルとして保管することがベストです。 ドキュメントを電子化の形で保存しましょう。スペースを節約できるだけでなく、長持ちすることもできます。

英会話

Necessary: 必要な、
Ex: Do you think it is necessary to buy a new TV?
新しいテレビを買う必要があると思いますか
*necessary and sufficient condition: 必要かつ十分な条件
*necessary care: 必要なケア
*necessity: 必要、不可欠

Tether your cables

You might think it is not a big deal to bother with those wires and cords. Surprisingly, it does take a lot of space and it looks messy when they are not organized. So please hind them away. It will make your workspace looks tidier and wider.

ケーブルををちゃんと縛りましょう

これらのワイヤーとコードをわざわざ扱うのは大したことではないと思うかもしれません。 意外と、それは多くのスペースを取っていて、乱雑に見えます。ちゃんと縛ってください。これにより、作業スペースがよりきれいで広く見えるようになります。

英会話

Tether: 縛る
*Safety tether: 命綱

Messy: 〔部屋などの場所が〕散らかった、乱雑な、汚い
Ex: Your room is messy!
あなたの部屋は汚いです!
*Messy affair: 面倒なこと
*Messy business: 面倒な取引
*Messy divorce: 泥沼離婚
*Messy problem: 厄介な問題

Keep a white space on your desk

I always keep a white space in front of me in case I need to write something, read something or to sign a document. Have everything spread around your workspace does not make you look professional but messy. And it could distract you from focusing on your work, thus it is also good to keep the items on your desk to the minimum.

机の上にスペースを空けておく

何かを書いたり、何かを読んだり、文書に署名したりする必要がある場合に備えて、私は常に目の前のスペースをわざと空けています。すべてのものをワークスペースに散らかすのは、プロフェッショナルに見えるのではなく、逆に汚いな印象を与えます。 そして、それはあなたが仕事に集中することを邪魔しますので、机の上のアイテムを最小限に保つことが良いです。

英単語

Spread around: 〔情報・うわさを〕広める
Ex: The rumor of her divorce spreads around quickly.
彼女の離婚の噂はすぐに広まります。
Ex: The rashes spread around my back.
発疹は私の背中に広がりました。
Ex: Spread the message of love around the world.
愛のメッセージを世界中に広めます。

Minimum: 最小限、最低限
*Minimum age: 最低[最少]年齢
*Minimum age requirement: 最低年齢要件
*Minimum cost: 最低費用
*Minimum basis: 最小基底

Get a trash can to throw away the things you don’t need right away

It is wise to keep a trash can around you, so you can throw away the paper you just don’t need it, the tissue used, the wrapping paper from the snacks you just ate. Don’t pile the garbage on your desk. It looks dirty and probably will attract some bugs. Also, one tip I found it useful is that I clean everything I don’t need at the end of the day. I will go through my locker every Friday to throw away stuff I don’t need too. Do the cleaning regularly so you don’t get things piled up. It will be really exhausted if you have to clean them up later.

ゴミ箱を手に入れて、不要なものをすぐに捨てる

周りにゴミ箱を置いておくのが賢明です。不要な紙、使用したティッシュ、食べたばかりのスナックの包装紙をすぐに捨てることができます。机の上にゴミを積まないでください。乱雑に見え、おそらくいくつかの虫も引き付けるでしょう。また、役に立つ1つのヒントは、1日の終わりに不要なものをすべて捨てましょう。 私は毎週金曜日にロッカーを掃除して、必要ないものは捨てます。 定期的に掃除をして、物が山積みにならないようにします。 後で掃除することは大変ですから。

英単語

Garbage: くず、生ごみ、廃物
*Garbage bag: ゴミ袋
*Garbage can: 〔台所用の〕ごみ入れ
*Garbage collection: ゴミ収集
*Garbage disposal: 廃棄物処理

Stuff: 〈話〉物、物事、~に詰め込む
Ex: Don’t touch my stuff!
私の物を觸ないでください。
Ex: The talk we just had was about some really difficult stuff.
先ほどの話は、本当に難しいことについてでした。
Ex: I don’t think I could stuff all these boxes into my car.
これらすべての箱を車に詰め込むことはできないと思います。

Pile up: 積み重なる、山積する
Ex: Why do you have all these books piled up on your desk?
なぜあなたはこれらすべての本を机の上に積み上げているのですか?
*Pile up deficits: 赤字が膨らむ
*Pile up bad debt: 不良債権を累積させる

Exhaust:~を使い尽くす、使い果たす、ひどく疲れさせる
*Exhaust national resources: 国の資源を使い尽くす
*Exhaust all possibilities: 全ての可能性を使い果たす
*Exhaust air: 排気
Ex: Everyone is exhausted after a long day of labor.
長い一日の労働の後、誰もが疲れきっています。
*Exhaustion: 疲労、完全な消耗

Once we have our workspace ready, now it is time to learn some tips for organizing your work flow.

ワークスペースの準備ができたら、1日のワークフローを整えるヒントを学びましょう。

Get the small things done first

If you have a phone call to make or an email to reply don’t wait until the end of the day. Do it as soon as possible. I tend to postpone making phone calls before since I started to experience missing more calls by not making the call and became less productive. I realized that I have to change my habit. Get the small chores done quickly, so you can have more time and energy to move on to other tasks.

小さなことをなるべく早く済みましょう

電話をかけたり、返信するメールがある場合は、一日の終わりまで待ってやめましょう。できるだけ早めにしてください。昔、私は電話をかけるのがいやでした。しかし電話を逃すことが多くなり、生産性が低下したため、この 習慣を変えなければならないことに気づきました。小さな雑用をすばやく完了して、他のタスクに対応できる時間とエネルギーも増えるでしょう。

英単語

Tend: 〔ある方向へ〕徐々に進む[向かう]、〔ある状態や性質を〕帯びる傾向がある
Ex: We tend to use motorcycles more than public transportations here.
ここでは、公共交通機関よりもオートバイを利用する傾向があります。

Postpone: 延期する、後回しにする
Ex: All flights are postponed indefinitely due to the bad weather.
悪天候のため、すべてのフライトは無期限に延期されます。
Ex: It is a difficult decision but we have to postpone our wedding till the next month.
これは難しい決断ですが、結婚式を翌月まで延期しないといけません。
*Postpone a decision: 決断[決定]を延ばす

Realize: 〔頭で思考・理解して〕~に気付く、~を実感する
Ex: Do you realize what you have done?
自分が何をしたか分かっていますか?
Ex: If you work hard you could realize your dream one day.
頑張れば、いつかあなたの夢を実現できます。
Ex: The government works hard to realize a fair-trade system.
政府はフェアトレードシステムの実現に努めています。
*realization: 認識、実現

Segment your time for different tasks accordingly

It is always important to arrange your tasks accordingly. The first thing I do when I arrived at the office is to go through the tasks I set for the day. Then I will divide my day according to how much time I am going to spend on each task. If the task cannot be finished in one day, I will set up a goal of how much do I need to accomplish in a day so I could finish the task before the deadline.

さまざまなタスクに応じて時間をセグメント化する

タスクに応じて時間を設定することも大事です。 私はオフィスに着いたときに最初にやることは、その日に設定したタスクを目を通して、 次に、各タスクに費やす時間に応じて1日を分割します。もし 1日でタスクを完了できない場合は締め切り前にタスクを完了できるように、1日でどれだけ達成する必要があるかという目標を設定します。

英単語

Segment:部分、区分、断片
Ex: People in the age of 25~35 are the largest segment of our customer base.
25〜35歳の人々は、最大の顧客層です。
Ex: The play is split into three segments, separated by a 15-minute break.
プレイは15分の休憩で区切られた3つのセグメントに分割されます。

Arrange:整える、配置する、準備する
Ex: We will arrange everything about this trip for you. So don’t worry about it.
この旅行に関するすべてを手配します。 心配しないでください
Ex: There will be a small after- party arranged after the conference. 会議後に小さなアフターパーティーが用意されます。
*Arrange by sizes: ~を大きさごとに[で分けて]並べる
*Arrange in order of importance: ~を重要度順に並べる
*Arrangement: 準備、手配、整頓

Divide:~を分ける、分割する、意見を異にさせる、《数学》割る
Ex: The class was divided into 5 groups for discussion.
クラスは議論のために5つのグループに分けられました。
Ex: People are divided into 2 groups due to different opinions.
意見が異なるため、みんなは2つのグループに分けます。
Ex: 30 divided by 5 equals 6.
《数式》30÷5=6
*Divide evenly: 均等に分割する
*Divide in half: ~を2等分する

Accomplish:〔使命・目標・計画・仕事・願望などを〕成し遂げる、〔勝利・栄誉・名声などを〕勝ち取る、得る
Ex: The team accomplished the goal in just a month.
チームはわずか1か月で目標を達成しました。
Ex: The children understand very well that they must accomplish their goals through education.
子どもたちは、目標を達成するために、教育だけのことを非常に理解しています。
*Accomplish a common mission: 共通の任務[使命]を果たす
*Accomplish a complex task: 複雑な作業を遂行する
*Accomplish a purpose: 目的を果たす[達成する]

Deadline:締め切り、(最終)期限
Ex: I don’t think I will be able to meet the deadline for this project.
このプロジェクトの締め切りに間に合うとは思わない。
*Deadline for application: 申し込みの締め切り(日)

Don’t try to do more than one thing at a time

It will be wonderful if you could work on multiple tasks at a time and get them done perfectly. However, there is rarely a person can be true multitasking. At least I can’t. I won’t be able to reply an important email while writing an article, and listening to my colleague talking about the project that is undergoing at the same time. Many people claim they are multitaskers, and say it makes them more efficient by working on multiple tasks simultaneously. However, it might not be true. According to several studies done by the American Psychological Association show that “as you switch from one task to another (red light/ green light), the transition is not a smooth one. It takes as much as 40% more time to complete one task while your brain shifts attention from one task to another.” Multitasking is indeed a myth! The best solution is to focus on one task at a time if you want to have it done nicely.

一度に複数のことをしようとしないでください

一度に複数のタスクに取り組み、それらを完璧に完了できれば素晴らしいことです。 ただし、人が本当のマルチタスキングになることはめったにありません。 少なくとも私はできません。 記事を書いている間に重要なメールに返信して、その同時に進行中のプロジェクトについて同僚の話を聞くことを私は無理です。 多くの人が自分がマルチタスカーであると主張しており、複数のタスクを同時に処理することで効率が向上すると言います。 しかし、それは事実ではないかもしれません。 アメリカ心理学会が行ったいくつかの調査によると、「あるタスクから別のタスク(赤色光/緑色光)に切り替えると、移行はスムーズではありません。 1つのタスクを完了するのに40%も時間がかかりますが、脳は1つのタスクから別のタスクに注意を移します。」マルチタスクは実はミステリー(神話)です。 最善の解決策は、うまくやりたい場合は一度に1つのタスクに集中することです。

英単語

Multitasking: 一度に複数の仕事をこなすこと
*multitasker: 同時に複数のことをする人

Psychological: 心理学の、精神の、精神的な
*Psychological abuse: 心理的虐待
*Psychological abnormality: 精神障害
*Psychological aid: 心理的援助
*Psychological anxiety: 心理的不安
*Psychological anthropology: 心理人類学
*Psychology: 心理学
*Psychologist:心理学者

Myth: 〔伝統的な〕神話(物語)
Ex: Greek myths are famous not only in the Western world but also in other parts of the world.
ギリシャ神話は、西洋世界だけでなく、世界の他の地域でも有名です。

Put the important task in the morning

If you have an important task to do, a meeting to attend, or some tedious parts you need to work on for a project. Try to arrange it in the morning. Morning is usually where people’s minds are most focused and can solve problems most effectively. Sometimes, I do postpone important task into the afternoon, because I think I could work overtime if I couldn’t get it done. However, I found it less efficient and more exhausting since your head just get so overwhelmed after a long day of work. You just won’t feel like to burn the midnight oil!

朝に重要な仕事をする

重要なタスク、出席する会議、またはプロジェクトのために退屈な作業がある場合。 午前中に済ませた方が良いです。 朝は通常、人の頭が最も集中し、問題を最も効果的に解決できる時間帯です。 私は時々、午後に重要な仕事を延期します。それができなければ、残業ができると思うからです。 しかし、長い一日の仕事の後にあなたの頭もう集中できない、より効率的でなく、逆により疲れています。より残業したくないだけです!

英単語

Tedious: 〔仕事・儀式などが〕つまらない、退屈な
*Tedious business: 飽き飽きしそうな作業

Overwhelm: 〔精神的・感情的に人を〕圧倒する
Ex: The family is overwhelmed by grief because of the death of their only child.
家族は彼らの唯一の子供の死のために悲しみに圧倒されます。

Burn the midnight oil: 夜遅くまで働く[勉強する]
Ex: I guess that I have to burn the midnight oil for the exam.
私は試験のために徹夜で勉強しないといけません。

Do not spend too much time on emails

Emails are one thing that could really distract people away from doing other tasks. I had experienced this before when I worked as a counselor. I was paying too much attention to the emails I sent and to the emails I received. Eventually, I found myself didn’t have enough time for other things and had to work overtime in the end. I think one good idea is to set a specific time for yourself to deal with your emails then just shut it off and start doing other tasks for the rest of the day.

メールに時間をかけすぎないでください

メールは、他のタスクを実行することから人の注意をそらす可能性のあることの1つです。 私はカウンセラーとして働いていたときにこれを経験していました。 送信したメールと受信したメールに注意を払いすぎていました。 結局、私は他の作業をやる時間がなく、最終的に残業しなければなりませんでした。 メールに対応する特定の時間を設定し、その後残りの時間に他のタスクをすることをお勧めします。

英単語

Specific: 明確な、具体的な
Ex: I don’t quite follow, can you please be a little specific on the matter?
私はあまり理解できないので、この問題について少し具体的に説明していただけますか?
*Specific example: 具体的な例
*Specific age group: 特定の年齢層

Some decorations will make you smile and more productive

Moderate decorations can make you feel less stress during work. I decorated my workspace with some cute little objects I bought, and change my desktop to the picture I like. This makes me feel more at home when I am working. However, I don’t think over decoration is a good idea. I remember several years ago when I worked as an editor, one of my colleagues just decorated her workspace with all the posters of the idols she likes. Of course, it is not against the rules, however, sometimes we do have clients coming into the office, it is not that appropriate to decorate your working space like a booth. The idea here is to “not going too far”.

ワークスペースを少し飾りをして、より生産性が上がります

ある程度の飾りは仕事中のストレスを軽減できます。 私は自分が好みな小物でワークスペースを飾り、デスクトップも好きな画像に変えました。こうすることで私が働いているとき、家にいるように感じさせます。 ただし、飾りすぎるも良くないと思います。 数年前、私が編集者として働いていたとき、同僚の1人が自分のワークスペースに好きなアイドルのポスターいっぱいを飾ったところを覚えています。もちろん、これはルールに反していませんが、クライアントがオフィスに来ることもありますので、ブースのように作業スペースを飾るのは適切ではありません。ここのポイントは、「やり過ぎない」が一番良いと思います。

英単語

Stress:圧迫、圧力、~を強調する
Ex: I don’t need all this stress from you!
私はあなたからのプレッシャーをいらない!
Ex: The speaker stressed the importance of creating an eco-environment in his speech again and again.
講演者は、スピーチの中でエコ環境を作る重要性を何度も強調しました。

Against:~に反対して、不賛成で
Ex: We are all against drug.
私たちは麻薬に反対しています。
Ex: Mary is very much against the idea of moving.
メアリーは引っ越すという考えに非常に反対しています。
Ex: They managed to survive against all odds.
大きな困難を乗り越えて、彼らは何とか生き延びることができた。
*Against all hope: 望みを持てない状況で
*Against all possibility: あらゆる予想に反して
*Against all risks: あらゆる危険に対して

Client:依頼人、〔仕事上の〕客、顧客
*Client assets: 顧客資産

Appropriate:〔特定の人・条件・場所などに〕適した、適切な
Ex: Her speech was not appropriate to the occasion.
彼女のスピーチはこの場にふさわしくない。
Ex: This book is appropriate for beginner-level students.
この教科書は、初心者レベルの学生に適しています。
*Appropriate authority: 関係当局

Take a break if you need to

I usually get up to take a rest every 1 to 2 hours. I also do some simple stretches or just take a deep breath after focusing for a while. A short break is always a good way for people to refresh their minds. Some people, especially girls would take a bite of cookies or chocolates for some energy. Or just chat with your colleagues for a while it can help you guys all get some rests. Studies show that when we are doing goal-oriented work that requires concentration, the prefrontal cortex (PFC) in our brain become very active. This is the part that is responsible for logical thinking, executive functioning, and using willpower to override impulses, no wonder it needs a break! Work breaks can lower the risk of heart disease, diabetes, depression, and obesity. It can also help people to restore motivation and to prevent decision fatigue. So don’t feel guilty if you really need a break from your work.

必要に応じて休憩を取りましょう

私は普通、1〜2時間ごとに休憩を取ります。 また、いくつかの簡単なストレッチをやるか、しばらく集中した後に深呼吸をします。 短い休憩は、人が心身ともをリフレッシュするための良い方法です。 一部の人は特に女の子は、少しエネルギーを得るためにクッキーまたはチョコレートもよく食べます。 または、同僚と少し会話をしましょう、みんながリフレッシュできます。集中力を必要とする目標指向の仕事をしているとき、脳の前頭前野(PFC)が非常に活発になることが研究で示されています。これは、論理的思考、エグゼクティブ機能、および衝動を控えるため意志力の使用を担当する部分です。この部分はある程度の仕事をすると、必ず休憩が必要です。そして休憩は、心臓病、糖尿病、うつ病、肥満のリスクを下げることができます。また、人がやる気を取り戻し、意思決定の疲労を防ぐのにも役立ちます。 だから仕事から休憩が本当に必要な場合は、罪悪感を感じないでください。

英単語

Stretch:~を伸ばす、張る、広げる
Ex: I yawned and stretched.
私はあくびと伸びをしました。

Refresh:〔休息や食事などが人の〕元気を回復させる、気分をすっきりさせる
Ex: Mary refreshes herself with a bath after a long day of work.
長い一日の仕事の後、メアリーはお風呂でリフレッシュします。

Prefrontal cortex:前頭前(野)皮質

Executive:〔会社などの組織の〕幹部、〔政府の〕行政府
*Executive agency: 執行機関
*Executive appointment: 役員人事
*Executive and legislative branches: 行政および立法部門
*Executive assistant: 役員補佐
*Executive board: 取締役会

Willpower:意志(の)力
*By willpower: 意志の力により
*Use one’s willpower: 意志の力を用いる
*Break down someone’s willpower: (人)の意志力を低下させる
*Muster up the willpower: 意志(の)力を奮い起こす

Override:~より優位に立つ、~に優先する、~を無効にする、~を覆す
Ex: Congress overrode the president’s veto.
議会は大統領の拒否権を覆しました。
*Override a decision: 決定を覆す
*Override all other considerations: 他の全ての検討事項より優先する

Impulse:〔行動のきっかけの〕弾み、〔突然起きる〕衝動
*impulse buying:衝動買い
*impulsion: 推進力、衝動

Diabetes:糖尿病
Obesity:肥満
Ex: Obesity is a growing health problem in many countries around the world.
肥満は、世界中の多くの国で深刻化している健康問題です。
*Chronic obesity: 慢性肥満
*Obese: 太り過ぎの

Restore:戻す、〜を修復する
Ex: The experts try to restore the old painting to its original condition.
専門家は、古い絵を元の状態に復元しようとします。
Ex: Power was finally restored after 4 hours.
4時間後にようやく電源が回復しました。

Fatigue:疲れ、疲労、〔金属などの材質の〕疲労
Ex: The brain can suffer from fatigue from overwork.
脳は過労による疲労に苦しむ可能性があります。
*Fatigue crack: (金属)疲れ割れ

Guilty:有罪の、犯罪的な
Ex: The judge found the defendant guilty on all charges.
裁判官は、被告をすべての罪で有罪とした。
*Guilty confession: 罪の告白
*Guilty of murder: 殺人を犯している
*Guilty of taking bribe: 収賄罪

Don’t get too stubborn on schedules

It is great to have everything done on time, however, try to be flexible with schedules. Always leave some rooms for accidental happenings or extra works. Even though, you probably could have most of your workdays in control and have your tasks done according to your plan. However, there is always a time where things just don’t work out right. There is always a day where everything seems to be a mess. It probably will not happen too often but it is always a good idea to be prepared for the problems that pop up all of a sudden.

スケジュールをそれほど厳しくしないでください

すべてを時間通りに完了させることは素晴らしいことですが、スケジュールに柔軟に対応するようにしてください。 偶然の出来事や余分な作業のために、常に余裕を持た方がいいです。もちろん普通はみんな、自分の時間を管理でき、ほとんどの仕事も計画通り完了できます。 しかし、時には物事がうまくいかない時がありますよね。 時には何でも混乱している見える日もありますよね。 おそらくあまり頻繁に起こることはないと思いますが、突然発生する問題に対応できるように準備を整えた方が良いでしょう。

英単語

Stubborn: 〔人が生まれつき〕頑固な
Ex: She is such a stubborn person that no one can change her mind.
彼女はとても頑固な人なので、誰も彼女の心を変えることはできません。

Accidental: 思いがけない、予想外の
*Accidental attack: 偶然攻撃
*Accidental disclosure: 予想外の公開
*Accidental discovery: 予想外の発見

All of a sudden: 突然、不意に
Ex: Why, all of a sudden?
どうしたの突然?
Ex: It’s so wired that she starts to be so nice to me all of a sudden.
それはとてもおかしいです。彼女は突然私にとても親切になり始めます。
*Pop up in all of a sudden: 突然現れる

Be on time for work

We all know it is important to be on time for your work. It is not only a business manner but also a good habit to help you become more productive. I usually arrive at the office at least 15 minutes before the official punch-in time. Then I will set up my laptop, get a sip of water to get myself ready for the day. I found many people just rush into the office 1 or 2 minutes before the official punch in time, and then have to rush into a meeting or so. I did that few times and it was just too overwhelmed for me, so I would rather leave home a little bit early to get myself ready.

仕事に遅刻しないでください

社会人としてもちろん遅刻しない出勤することを知ってるでしょう。これはビジネスマナーであるだけでなく、生産性の向上に役立つ良い習慣でもあります。 私は普通に出勤時間の少なくとも15分前にオフィスに到着します。その後、パソコンをセットアップし、水を飲んでその日の準備をします。 もちろん出勤時間の1〜2分前にオフィスに急いで行きの人も少なくはない、時には会議などに急いで出席することもあります。 私もその経験がありますが、とても大変でしたので、少し早く家を出るほうがましです。

英単語

Manner: やり方、礼儀
*A lady with a graceful manner: 優雅なマナーを持つ女性
*Table manners: テーブルマナー

punch-in: 出勤時刻を記録する
*Punch-out 退勤時刻を記録する

A sip of: ~一口飲む
*Take a sip of water: 水を一口飲む

Rush: 急ぐ、急いで行く
Ex: There is no need to rush. Take it easy.
急ぐ必要はありません。 落ち着いて。
Ex: I rushed the project to completion.
そのプロジェクトを大急ぎで行い完成させた。
*Rushing hour: ラッシングアワー

Rather: かなり、だいぶ、ずいぶん
Ex: I’d rather not talk about it now.
私は、今は、その話をしたくありません。
*Rather expensive: かなり高額である
*Rather informal: かなり気楽である

Prepare yourself for the next day

I always pick out the clothes I am going to wear for the next day and have my bag ready the night before. One thing I am still working on is trying not to use my smartphone before I go to bed instead of trying to read some books. There is an increasing number of studies show that you should avoid using your smartphone before bedtime because the blue light can distract your brain from falling asleep. Also sleep in total darkness is helpful too. Studies show that A hormone called melatonin controls the biological clock in our body. Darkness means more melatonin, and more melatonin means better sleep. I think it is good for you to set up a routine for yourself before you go to bed. Some people prefer to listen to music or a podcast, take a hot bath, or even drink a cup of herbal tea to soothe themselves. The routine must be something that can help you relax and get ready for the next day.

翌日のために準備する

私はいつも次の日に着る服を選び、前の晩にカバンを用意します。 私がまだ取り組んでいることの1つは、寝る前に本を読む代わりにスマートフォンを使わないようにすることです。 青色の光(blue light)が脳の眠りを妨げる可能性があるため、就寝前にスマートフォンを使用することを避ける必要があることを示す研究が増えています。また、完全な暗い環境で眠ることも役立ちます。研究によると、メラトニンと呼ばれるホルモンが人間体内の体内時計を制御していることが示されています。暗い環境はより多くのメラトニンを意味し、より多くのメラトニンはより良い睡眠を意味します。 寝る前に自分なりのルーチンを作るのは良いことだと思います。 音楽やポッドキャストを聴いたり、温かい風呂に入ったり、ハーブティーを飲む人もいます。 ルーチンは、リラックスして翌日の準備に役立つものでなければなりません。

英単語

Melatonin: 《生化学》メラトニン

Biological:  生物学の
*Biological activity: 生物(学的)活動
*Biological adaptation: 生物学的適応
*Biological attribute: 生物学的属性
*Biological attack: 生物攻撃
*Biology: 生物

Routine: 〔一連の〕決められた方法、繰り返されるもの
Ex: Her routine in the morning is to shower, get dressed, and then have a breakfast.
彼女の朝のルーチンは、シャワーを浴びて、ドレスアップしてから、朝食をとることでした。
Ex: My grandfather enjoys his routine of walking around the park every morning.
私の祖父は、毎朝公園を散歩するのルーチンを楽しんでいます。
*Routine check-up: 定期点検
*Routine chore: お決まりの雑用
*Routine drill: 定期演習

Podcast: ポッドキャスト

Herbal: 草本の、薬草の
*Herbal remedy: 植物性の生薬
*Herbal tea: ハーブティー
*Herbal therapy: 薬草療法
*Herbalism: 本草学

Soothe: 落ち着かせる、安心させる
*Soothe a headache: 頭痛を静かめる
*Soothe an anxious mind: 不安な心を落ち着かせる
*Soothe someone’s pain: 人の痛みを和らげる

今回は自分の経験に基づき、仕事をより効率的になるヒントを語りました。もし自分独自の方法がありましたら、ぜひ私たちにシェアしてください!

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